五種著名的時(shí)間管理方法

由天下分享時(shí)間：2022-04-08 11:55:33 加入收藏我要投稿點(diǎn)贊

一天只有24小時(shí),時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公平的。無論生活還是工作,都需要一個(gè)很好的時(shí)間管理方法,尤其在碎片化嚴(yán)重的時(shí)代。下面是小編給大家分享的五種著名的時(shí)間管理方法，一起來學(xué)習(xí)吧!

五種著名的時(shí)間管理方法

新概念GTD

GTD，Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》由中信出版社出版。

GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。

1. 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

2. 整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織。

3. 組織：個(gè)人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子郵件等等。

4. 回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作。

5. 行動(dòng)：根據(jù)時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)。

實(shí)現(xiàn)GTD的五類工具：

在線：資源很多，可以直接查找如 RTM(remember the milk)

計(jì)算機(jī)：outlook MLO lifebanlance

PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

紙+筆：GTD筆記本

計(jì)算機(jī)+PDA：文夾GTD工具

網(wǎng)上對(duì)于實(shí)現(xiàn) GTD 的方法有很多，而且每個(gè)人都有每個(gè)人的方法，而且使用 GTD 的目的也各自不一樣。對(duì)于我來說，GTD 最大的意義在于很好地做到「從容不迫」四個(gè)字，同時(shí)消滅拖延癥、消滅不能持續(xù)堅(jiān)持做一件事，從而提高生活質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)GTD最好的方式還是時(shí)間四象限法，無非是把要做的事分成「重要不緊急」、「緊急不重要」、「緊急且重要」、「不重要不緊急」四種，然后對(duì)這四種事務(wù)采取不同的處理措施。而我對(duì)時(shí)間四象限法的各個(gè)事務(wù)定義作了一些修改，把「緊急且重要」和「緊急不重要」合并為一個(gè)「近期必處理」，把「重要不緊急」改為「重要日常」。所謂「近期」指從現(xiàn)在開始到未來的兩三天，所謂「處理」指預(yù)先定下解決方案(可能自己做，可能委派給別人，可能選擇忽略)，所謂「重要日常」指長(zhǎng)期堅(jiān)持每天必做的，這些事情對(duì)于某一個(gè)天并不非常迫切，而在一個(gè)月或更長(zhǎng)的時(shí)間段時(shí)是非常重要的事，例如鍛煉身體，一兩天看不出效果，但是堅(jiān)持一年會(huì)有質(zhì)的變化。

6點(diǎn)優(yōu)先工作制

該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬美元的時(shí)間管理方法”。

這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2”的事，依此類推……

艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

我剛到現(xiàn)在家公司時(shí)，每天都有那么多新的事情，每天總是憑感覺相到哪就做到哪，沒有什么先后順序，也不能堅(jiān)持去做某一件事，所以每天結(jié)束了都不知道這一天具體有做到了什么，有些什么樣的收獲。后來經(jīng)理給我說每天事情要規(guī)劃來做，列出來一件件的去完成。剛開始不是很適應(yīng)，不過后來也慢慢的適應(yīng)了這種習(xí)慣。而這不僅時(shí)一個(gè)時(shí)間管理工具，也是個(gè)能力提升工具，它就是六點(diǎn)優(yōu)先工作制。

如何使用?先列出清單，排順序，量化目標(biāo)和總結(jié)。列清單時(shí)不知道優(yōu)先級(jí)的可以從反面考慮不會(huì)做或者不做會(huì)怎樣;量化時(shí)可以以時(shí)間或者百分比來定義的;排序時(shí)按照事情的重要程度，不按時(shí)間的先后順序;要求自己能夠看的很清晰，讓別人看過之后也能夠清楚知道，要讓自己的時(shí)間飽和。每天都能堅(jiān)持使用6點(diǎn)優(yōu)先工作制，工作效能最少提升20%。

帕累托原則

這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績(jī)，可能創(chuàng)造了80%的利潤(rùn)，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。這也叫做80/20法則

根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)要做的事情分清輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：

A.重要且緊急(比如救火、搶險(xiǎn)等)——必須立刻做。

B.緊急但不重要(比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你、有人突然打電話請(qǐng)你吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。

C.重要但不緊急(比如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。

D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。

帕累托原則不僅在經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，它對(duì)我們的自身發(fā)展也有重要的現(xiàn)實(shí)意義：學(xué)會(huì)避免將時(shí)間和精力花費(fèi)在瑣事上，要學(xué)會(huì)抓主要矛盾。

一個(gè)人的時(shí)間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學(xué)會(huì)合理地分配時(shí)間和精力。要想面面俱到還不如重點(diǎn)突破。把80%的資源花在能出關(guān)鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動(dòng)其余80%的發(fā)展。

帕累托原則可以解決的問題：時(shí)間管理問題、重點(diǎn)客戶問題、財(cái)富分配問題、資源分配問題、核心產(chǎn)品問題、關(guān)鍵人才問題、核心利潤(rùn)問題、個(gè)人幸福問題等等。

麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時(shí)候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

莫法特休息法

《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長(zhǎng)此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，就會(huì)產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。

具體方法

1、有計(jì)劃地使用時(shí)間。不會(huì)計(jì)劃時(shí)間的人，等于計(jì)劃失敗。

2、目標(biāo)明確。目標(biāo)要具體、具有可實(shí)現(xiàn)性。

3、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間。

4、將一天從早到晚要做的事情進(jìn)行羅列。

5、要具有靈活性。一般來說，只將時(shí)間的50%計(jì)劃好，其余的50%應(yīng)當(dāng)屬于靈活時(shí)間，用來應(yīng)對(duì)各種打擾和無法預(yù)期的事情。

6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時(shí)間是什么時(shí)候?將優(yōu)先辦的事情放在最佳時(shí)間里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

8、區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長(zhǎng)期性的。給所有羅列出來的事情定一個(gè)完成期限。

9、對(duì)所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細(xì)分為很小的部分，只做其中一個(gè)小的部分就可以了，或者對(duì)其中最主要的部分最多花費(fèi)15分鐘時(shí)間去做。